Como Melhorar a Produtividade no Dia a Dia

As distrações no dia a dia são inúmeras e dificultam nossa produtividade. Mesmo com o planejamento, nem sempre acontece como gostaríamos.

Precisamos saber equilibrar nosso tempo de trabalho com o tempo propriamente dito.

Os gregos antigos tinham duas palavras para o tempo: Chronos é o tempo do relógio, mensurável, o tempo cronológico. Kairos é o tempo em relação aos valores, à qualidade, o tempo vivido ou desejado. Tempo em que algo especial acontece.

Peter Drucker, o papa da Administração, já dizia que a má organização é outra coisa comum da perda de tempo.  Pessoas eficazes sabem que tempo é fator determinante.

Como fazer isso atualmente?

Temos vários ladrões do tempo como:

– Ligações telefônicas
– Bips do WhatsApp
– Interrupções de funcionários ou chefias
– Indisciplina
– Família, trabalhando em casa
– Indefinição de objetivos
– Indefinição de prioridades
– Má utilização de recursos

E como fazer para que o tempo seja nosso aliado e não um ladrão?

Já trabalhei com clientes a avaliação diária e semanal de seu tempo para melhorias.  Quantificamos, primeiramente, o uso de tempo por atividades. Depois definimos as tarefas urgentes e não urgentes, importantes e não importantes, delegáveis ou não, as programáveis e as elimináveis.  A partir disso, foi elaborado um plano de ajustes e prazo de avaliação. Muito gratificante foi a surpresa com o resultado atingido em curto espaço de tempo após aplicação da técnica.

Christian Barbosa, especialista em Produtividade Pessoal, em seu livro A Tríade do Tempo, propõe dividir nossas atividades em três critérios: importante, urgente e circunstancial.  Importante é o que você faz e tem significado em sua vida e com resultados a curto, médio ou longo prazo.  Urgente, são atividades com tempo curto ou já se esgotou; também são as que surgem e não foram previstas. Circunstancial: atividade desnecessária, inútil, “socialmente” apropriadas, e que não dependem de sua vontade.

Com essa divisão, podemos também nos avaliar e ver quais delas usamos mais. Manter um equilíbrio saudável é essencial. O mais produtivo é focar nas atividades importantes.   Na figura abaixo, observamos o percentual adequado segundo Christian.

Outra questão: com o trabalho em home office, como focar nas atividades mais importantes?

Esse é um assunto muito abrangente e devido sua importância há vários livros, e-book e outros artigos falando em Administração do Tempo.

Meu objetivo é mostrar duas técnicas para aumentar sua produtividade.  Explanarei depois.

Lógico, existem ferramentas específicas para gerenciar tarefas, metas ou outras atividades como o Trello, Focus Keeper e Meister Task, por exemplo.

Antes de mostrar as técnicas, podemos já aplicar o seguinte no nosso dia a dia, que muito nos ajudará:

• Desconectar-se das redes sociais para focar nas atividades principais.
• Negociar com os membros da família ou moradores da casa, horário para não ser interrompido. Vale também para trabalho em empresas.
• Se a música facilitar a concentração, utilizar mais esse recurso.
• Organização é importante para concentração. Mesa de trabalho, pastas virtuais e local de trabalho organizados facilitam essa concentração e proporcionam mais agilidade.
• Fazer primeiro as atividades menores, eliminando-as logo.

Então, como focar na atividade principal sem distrairmos?

Uma Técnica de Foco é Pomadoro.

É um método de gerenciamento do tempo. Foi desenvolvido por Francesco Cirillo em 1980. Consiste em utilizar um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos.  Na época, Francisco era universitário e usou, como truque, para se concentrar um Timer de cozinha em formato de tomate, comum naquela época.  Daí o nome.

Regra de 33 de Eugene Schwartz.

Essa regra foi criada pela Copywriter Eugene com o objetivo de escrever livros, anúncios e propaganda em tempo real, aumentando sua produtividade. Suas recomendações:

1. Escolher tarefa importante que precise de foco e concentração.
2. Livrar-se de qualquer distração (se for escrever, recomenda-se até desligar internet).
3. Coloque o contador de 33min e 33 segundos.
4. Não pare e não faça absolutamente nada além dessa tarefa importante.
5. Quando o tempo acabar, fazer pausa de 5-10 minutos.
6. Não completando a tarefa no primeiro tempo, na primeira tacada, zere o contador e comece outra sessão de 33minutos e 33 segundos.

A escolha da técnica depende de cada um, pois ambas funcionam e muito bem.

Vale lembrar a questão de parar um tempo.  A nossa mente precisa descansar para aumentar a produtividade e evitar o estresse.

A energia de quem realiza uma tarefa no prazo acordado é fabulosa e motivadora para iniciar outras.

Depois, comente sua experiência com a técnica utilizada.